Conçu pour un métier réglementé

Velum scanne vos e-mails et vos outils technologiques sans jamais rien marquer comme lu ni déplacer. Il ne modifie jamais vos e-mails, et ne modifie rien dans vos outils technologiques tant que son module pour cet outil n'a pas été validé et vérifié ; même ensuite, une modification n'a lieu qu'après votre double validation. Prouvé sur boîte réelle : un message scanné par Velum est resté « non lu » côté serveur.

Une réponse suggérée n'est déposée qu'en brouillon réversible, après deux validations de votre part ; vous l'ouvrez et l'envoyez vous-même. Velum n'envoie jamais à votre place.

Velum ne se branche sur aucune banque et sur aucun agrégateur : il n'y a rien à autoriser, rien à révoquer. Un loyer est confirmé encaissé en scannant votre écosystème (référence de virement du lot, avis de paiement reçu par e-mail, outil technologique de gérance, garantie loyers), et un impayé n'est déclaré que sur preuve, jamais sur une absence de signal.

Les portails propriétaire, locataire, copropriétaire et acquéreur s'ouvrent sur invitation, par un lien à usage unique : une fois utilisé, il ne vaut plus. Et le lien lui-même n'est jamais enregistré : Velum n'en garde qu'une empreinte, une courte signature qui permet de le reconnaître sans jamais le conserver en clair. La page de demande d'accès répond exactement la même chose que l'adresse saisie soit celle d'un de vos clients ou non : personne ne peut deviner qui l'est.

Aucun acte engageant n'est exécuté seul : relances, procès-verbaux, appels de fonds et signatures sont proposés en mode passif et n'existent qu'après votre décision explicite.

Noms, e-mails, téléphones, adresses, IBAN, SIRET sont remplacés par des jetons anonymes avant tout appel à l'IA. Vos données ne servent jamais à entraîner l'IA.

Les jetons de pseudonymisation sont propres à chaque cabinet : un même nom donne un jeton différent d'un client à l'autre. Aucun croisement de données entre cabinets n'est possible.

Après chaque pseudonymisation, un contrôle automatique rebalaie le texte et alerte si un motif sensible a échappé (sans jamais enregistrer la valeur, seulement un compteur).

Noms, e-mails, téléphones, IBAN et dépôts de garantie des personnes concernées sont chiffrés individuellement en base, avec une clé conservée hors de la base : une copie de la base ne livre pas ces champs. Restent lisibles les données nécessaires au fonctionnement : les comptes de l'équipe du cabinet, les noms servant à la recherche des contacts et le texte des documents rangés, nécessaire à la recherche plein-texte.

Seuls les messages non lus sont scannés, jamais l'historique déjà lu. L'IA reçoit des textes pseudonymisés et, pour l'analyse des états des lieux lorsqu'elle est activée, les photos des pièces, jamais l'identité des personnes : dans les textes, noms, adresses, e-mails, téléphones et identifiants sont remplacés par des jetons avant l'envoi, et la table de correspondance reste chez nous. Les données chiffrées ne sont déchiffrées qu'à l'affichage, pour le cabinet qui les détient.

Les journaux techniques sont filtrés à deux niveaux (par nom de champ et par balayage du contenu) pour masquer e-mails, IBAN et téléphones, même glissés dans un message d'erreur.

Les connexions (réussies ou refusées) et les déconnexions à l'application du cabinet, les validations et les refus des actions proposées, ainsi que les purges, sont inscrits dans un registre que la base de données elle-même empêche de modifier ou d'effacer avant la fin de sa durée de conservation.

Chaque nuit : sauvegarde complète, test de restauration réel, chiffrement, puis dépôt hors site. La clé de déchiffrement reste dans un coffre hors ligne, jamais sur le serveur.

Les données expirées sont purgées sans intervention : jetons de pseudonymisation à 30 jours, acquéreurs inactifs à 12 mois, liens utilisés, photos d'état des lieux à 5 ans.

Chaque consentement est horodaté et journalisé, avec possibilité de révocation à tout moment, pour un audit complet du recueil.

Hébergement des données : 100 % OVHcloud, en France, recherche plein texte et indexation comprises, sans aucun stockage chez un cloud non européen.

Chaque prestataire technique est couvert par un accord de traitement (DPA) et, pour les flux hors UE, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (SCC art. 46).

Velum a désigné un représentant établi dans l'UE, point de contact des personnes concernées et des autorités de contrôle (RGPD art. 27).

Un plan de gestion d'incident permet la notification à la CNIL sous 72 h et l'information des personnes concernées lorsque c'est requis (RGPD art. 33-34).

Clés de chiffrement, identifiants et clés privées de service vivent hors du code source et ne sont jamais committés dans le dépôt.

Jetons d'accès de courte durée gardés en mémoire (jamais stockés durablement dans le navigateur), rafraîchissement via cookie sécurisé HttpOnly, mots de passe hachés bcrypt.

Le débit des requêtes est plafonné par IP et les recherches par e-mail passent par un index haché, ce qui neutralise les tentatives d'aspiration ou d'énumération.